Як організувати велику подію і радіти життю. Частина 1. 

Привіт, мене звати Андрій, і я люблю організовувати події та будувати спільноти. Останнім великим заходом, який ми з командою провели був стартап-хакатон AngelHack.

На прикінці події, я пообіцяв що весь наш досвід я викладу у відкритий доступ, тож вдаюся до реалізації обіцяного.

Досвідом ми будемо ділитися у форматі блогу, в якому буде ряд публікацій, поки план такий:

  1. Онлайн інструменти
  2. Побудова і робота в команді організаторів
  3. Створення концепції події, риторика, наскрізна логіка
  4. Робота з менторами хакатону
  5. Робота з партнерами події, специфіка ринку
  6. Волонтери-не-волонтери
  7. Робота з медіа-партнерами
  8. Бюджет, логістика, що робити самим а що аутсорсити
  9. Щось ще що спаде на думку

Ці матеріали — не є універсальним посібником, це наш досвід проаналізований та викладений чесно і без зайвих перебільшень.

Оскільки, я  фанат онлайн-інстументів колаборації, то перша стаття саме про них.


 

Як я рашіне писав — основний інструмент для організації спільної роботи  команди в betaplace це trello. 

Але оскільки під AngelHack формувалася окрема команда, і ця робота відрізняється від ведення повторюваної постійної діяльності і є по суті проектною з плануванням та стадіями, то цікаво було спробувати інший інструмент, який підійде краще.

Таким чином вибір пав на dapulse, який окрім іншого активно таргетував на нас свою фб-рекламу.

Dapulse — онлайн інструмент який (окрім дивакуватого імені) володіє більшістю необхідних функцій для організації командної роботи. На відміну від trello котре оперує як kanban-дошка, чи asana — що є туду-списком з замороченою ієрархією, dapulse маю табличну структуру і дуже нагадує на початках те як люди намагаються використовувати google sheets в якості project-management tool. З єдиною відмінністю — тут це зручно, зрозуміло і досить легко налазить людям на голову.

Основними структурними одиницями в dapulse є таблиці (boards) та рядки (pulses)

 для рядка  можна задати довільну кількість колонок, які можуть бути наступних типів:

Статус — кольорова колонка, для якої можна наперед вибрати  статуси щоб учасники команди могли ними відмічати стан задач.

Так наприклад виглядає список статусів для розробки/типових задач:

А у випадку, якщо це табличка для трекінгу комунікації зі спікерами конференції, то статуси можуть бути такі:

Дата  — для рядка може означати дедлайн, чи дату наступної дії по задачі. Це все можна синхронізовувати з гугл-календарем, фільтрувати і сортувати

Person — це відповідальний за задачу. 

Чим мені подобається dapulse це те що тут за замовчуванням можна призначити лише одну людину на завдання (замість карток в трелло на які чіпляють всіх). Це дає розуміння кінцевої відповідальності. Решта можуть стати підписниками і отримувати сповіщення по задачі.

Таблички 

Ось так виглядає перелік таблиць у нашому випадку. Ще одна зручність dapulse перед trello  — це можливість швидко переходити між контекстами та бачити загальну картину.

  • General Info — інформаційна таблиця з лінками на сайти, документами, паролями і явками.
  • Planning — основний список задач що стоять перед командою
  • Медіа-дєлішкі — очевидно, зрозуміло
  • Екосистема — це те як ми розписали і обговорили мету нашої події. Про це буде окремий матеріал.
  • Partners — списки партнерів, спонсорів
  • Поселення — кого і де ми поселяли
  • Judges and Mentors — робота з суддями та менторами
  • Команда події — дошка в якій відбулося розподілення обов’язків безпосередньо на події.

Уся активність по задачам  зручним чином звалюється у стрічку, подібну до фейсбучної. Його можна фільтрувати та налаштовувати під свої потреби.

Можливість тегати людей, якою також нікого не здивуєш дозволяє швидко вирішувати питання на місці і не губитися в потоці

Planning is the king

Найперша і найважливіша дошка в нашому проекті це Planning — як каже про неї підпис “High Level Short term tasks

Дапульс дуже зручний для планування, так як дозволяє розбити і посортувати задачі на групи, наприклад за часовою ознакою.

Для проекту ми вибрали тижневу динаміку планування, тобто щотижневі збори усієї команди, аналіз, планування, ретроспектива.

Невелика команда (5 людей) і достатня інтегрованість усіх в усе, дозволили стартувати з однією спільною таблицею для всіх

Як бачимо, що ближче до дедлайну кількість завдань природно виростає, разом з тим росте кількість невиконаних чи відкинутих справ.

Візуальний перехід статусів задач (todo – сірий, doing – жовтий, done – зелений), без постійного тягання їх між списками видається набагато простішим і зрозумілішим порівняно з трелло.

Звісно, мати єдину спільну дошку для всіх в якийсь момент стає overwhelming, тому в цей момент слід розносити роботу напрямків у окремі розділи (це той момент, коли всім вже стає нецікаво, слідкувати за задачами поза межами їх відповідальності). 

В цьому місці я наполягаю на тому, що це потрібно робити по мірі того як проект та команда розвивається, а не створювати наперед мертву структуру.

Так наприклад медіа-відділ набравши обертів організував свою роботу наступним чином:

Публікації:

Партнерства:

Як бачимо, така організація дозволяє легко побачити швидкодію команди та вузькі місця, а наявність стрічки апдейтів з задач — мати при собі контекст усього що відбувається.

Робота з менторами наприклад виглядає у нас наступним чином:

Також хорошою практикою є усі комунікації та статуси дублювати в системі. Це створює спільний контекст і документацію до того що ви робите. Так що будь-хто в будь який момент може дізнатися інформацію по завданню, і за потреби підхопити його і виконати незавершену справу.

Зручно також записувати усю контактну та важливу інформацію, таким чином список задач по мірі їх виконання стає базою знань. Наявність і вміння користування пошуком дозволяє легко в цьому всьому розібратися.


 

Загалом dapulse виявився дуже зручним та ефективним інструментом. Окрім нього ми використовували facebook-чат (на жаль в команді було багато гуманітаріїв, тому slack не прижився), гугл-документи та спільний календар. Про них не так багато розкажеш, це для всіх звичні інструменти.

Підсумовуючи наш досвід роботи з цією системою:

Переваги:

  • Низький поріг входження (налазить на голову легше ніж будь яка інша мені відома система)
  • Супер-гнучкість в структурі без втрати логічності
  • Зручність для планування
  • Видимість як high-level picture так і деталізованого контексту

Недоліки, які в результаті не дали нам перевести усю роботу на нього:

  • Порівняно дорого : будьте готові платити $30 на місяць якщо вас до 5 в команді і $60  якщо вас до 10 людей . Для хакатону з бюджетом понад $10k це небагато. Але для парт-тайм проектів це може стати перепоною.
  • Сервіс глючний — за 5 місяців користування я зарепортив авторам з десяток багів, не рахуючи дрібних глюків. (але є також баг який дозволяє користуватися системою навіть коли trial закінчився). Мобільна версія на цей момент також доволі безпорадна. Але проект активно розробляють і нові фічі та покращення з’являються буквально щодня.
  • Бракує інтеграцій з різними інструментами

Звісно, не залежно від того, який інструмент ви оберете — він сам нічого не за вас не зробить, тому завжди ключовим буде те як працюєте ви і як підтримуєте взаємодію у команді.

Про це поговоримо у наступному записі.

підписуйтеся на твіттер та фейсбук бетаплейсу, щоб не пропустити його.

Also read...