Декілька слів про інструменти. (В бетаплейсі усе організовано на trello)

Команда яка стоїть за бетаплейсом пройшла різні бекграунди: IT, проведення масових заходів, громадську діяльність і як наслідок має значний та різноманітний досвід використання інструменітв для організації робочих процесів.

(фото для привернення уваги — нічний бетаплейс після хакатону)
IMG_8139

В цьому матеріалі хочеться поділитися декількома речима:

  • Чому одні і ті ж інструменти працюють і не працюють в різних ситуаціях
  • Що з цим робити і як впроваджувати технічне рішення колаборації у горизонтальних структурах
  • Наші кейси використання онлайн інструментів командної роботи


Коли ми говоримо про інструмент організації спільної роботи, менеджменту завдань і обміну інформацією, то основна його функція: це створення спільного контексту.

Спільний контекст дає учасникам можливість знати що відбувається загалом у організації, розвантажує їх від прямої комунікації з кожним, розвантажує голову від купи інформації по проекту.

Отже, така система в першу чергу повинна забезпечувати комунікацію.

При цьому, найважливіша умова успішного введення нової системи у існуючу структуру це те що вона має стати центральним каналом спілкування та взаємодії між учасниками.

Так наприклад: коли у вас є певна робоча група, яка для взаємодії користується імейл-розсилкою, чи фейсбук групою, ви відчуваєте що ці інструменти не справляються з вашими потребами і вам на думку спадає чудова ідея використати trello/jira/bitrix/whatever то найважливіше що ви повинні зробити це: закрити усі інші канали комунікації.

Видалити групу, припинити поштову розсилку, відповідати на приватні розмови чи звінки словами «напиши мені в трелло».

Лише так ви зможете перевести комунікацію на новий інструмент, в інших же випадках вона продовжить йти шляхом найменшого опору (старими каналами).

Друга фатальна помилка, яку роблять апологети введення нових систем комунікації це передчасне створення структури для всього і вся.

Так наприклад, переводячи команду на новий інструмент, ви створюєте десятки папочок, дошок, сторінок задач і так далі. Вам ця структура здається правильною і очевидною, та є одна ключова вада.

Людина може включитися у існуючу структуру та робочий процес тільки тоді, коли він вже налагоджений і працює. Коли там є актуальна інформація і вона оновлюється.

У випадку, коли процес не налагоджений, а нова структура замість того щоб природньо вирости з потреб та дій є нав’язана одним учасником, зазвичай вона помирає і ніхто цим не користується. В результаті всі сходяться на тому, що це інструмент поганий, а не той хто його впроваджував.

На наше переконання, починати потрібно з порожньої структури і заохочувати інших членів команди до участі у її формуванні. Створення задач, сторінок та іншого. Тільки залучивши команду до спільного творення ви зможете побудувати робочу модель вашої організації.

Звісно, вищеописане стосується в першу чергу горизонтальних структур чи волонтерських організацій. Коли в вас є інструмент примусу, який можна використовувати у адрес співробітників, ви в принципі можете змусити їх користуватися чим завгодно. Та чи це ефективно?

Тепер декілька слів про інструменти

Ми спробували багато різного, найбільш зручними і універсальними вважаємо:

Asana це дуже потужний інструмент, який видається оптимальним рішенням для організацій чи людей, які звикли працювати через електронну пошту. По користуванню вона схожа до текстового редактора, де кожен рядок чи поле — сутність яку можна редагувати(задача, майлстоун, проект). Присутній весь необхідний функціонал, можна, призначати учасників, обговорювати завдання, приліпляти файли та інше.

Основна проблема з asana — це її тексто-центрична сутність, окремим людям вона видається дуже зручним інструментом, але її зазвичай дуже важко натягнути на голови усім решті. Можливо причиною цьому служить також відсутність культури користування імейлом у наших реаліях.

Trello
Трелло це мабуть найбільш доступний і зрозумілий інструмент. В нього також обмежена функцінальність порівнянно з серйозними системами типу basecamp чи jira. Але ми дотримуємось наступної думки:

Якщо ви не здатні організувати свою роботу в трелло, то інший інструмент вам також не допоможе.

Ще одна велика перевага трелло в його наглядності: усе візуальо та під рукою, саме тому людям зазвичай досить легко включитися в нього.

Трелло дуже добре підходить для виконання поточних задач або великої кількості дрібних операцій, які не зав’язані одна на іншу. Менеджменту подій, дрібної логістики, розробки сайтів, та ін.
Слабо трелло підходить для колективної роботи над проектом де кожен наступний крок залежить від попередніх.

Основа трелло — картки, списки та дошки. Дошка характеризує проект чи діяльність, список — стан чи категорію задачі, картка — задачу або сутність. Детальніше про це згодом.

Casual
Інструмент від українських розробників, заточений на проектну роботу. В іншому він схожий до трелло, тільки замість списків весь проект описується як велика майнд-карта/блок схема, при чому кожен блок може будти під-проектом.

Добре налазить на голову тим хто противиться трелло, добре підходить для великих монолітних проектів а-ля медіа-кампаній, виходів на кікстартер, інженерних проектів.

Повторимось, що не розглядаємо тут ні спеціалізованих систем для софтової розробки, ні рішень для організації підприємств, а зосереджуємось на інструментах широкого вжитку.

Для роботи в бетаплейс ми використовуємо

  • Trello
  • Skype
  • Dropbox/Google Drive
  • Wiki

Skype — Зараз популярно для онлайн колаборації використовувати slack, але поки жодного разу ми не зустріли успішного кейсу його застосування. Схоже що він не створює ніякої доданої вартості порівнянно з іншими чатами.

Тому ситуативні skype-чати повністю нас задовільняють.

Історично склалося що ми користуємося водночас і Google Drive і Dropbox для обміну файлами та синхронізації, що кому зручніше. Одна папка просто засинхронізована в іншу.

Wiki – Pbworks.
Ми перепробували багато рішень з Wiki, і точно не хотіли зв’язуватися зі self hosted рішеннями, це виявилось найбільш прийнятним для нас в плані функціоналу/вартості.
В вікі ми занотовуємо кажливу для команди інформацію, контактні дані, щось що повинно бути під рукою.

Детальніше про трелло

Далі йдуть конкретні кейси того як ми користуємося трелло у бетаплейсі. Запам’ятайте:

  1. Ідеального інструменту не існує
  2. Те що працює для нас не обов’язково працюватиме у інших випадках

Отже, поїхали:

Трелло настільки просте й зрозуміле, що йому навіть не довелось робити відео на сайті, щоб пояснити людям як з ним працювати.

Основна дошка бетаплейсу, в якій трекаються операційні задачі, ідеї та потреби простору називається Fix Everything

В ній 4 колонки: Todo | doing | done і won’t be done in nearest future
tr3

Сюди ми скидуємо усілякі різні задачі, починаючи з виробництва нових меблів, розвитку IT інфраструктури приміщення, і закінчуючи друком нових логотипів на стіну або необхідністю почистити кавоварку.

Наступна по важливості і частоті використання дошка — BetaEvents
У неї заносяться всі події які ми органзіовуємо в беті і поза нею, оренда приміщення та переговорних кімнат.

tr32

Колонки
Idea | Planned | In Preparation | After Action Review | Happened

Особливий інтерес тут викликає колонка After Action Review — ретроспектива.
Після кожної події, відповідальний за подію повинен написати коментар — що було добре, що було погано, що можна покращити наступного разу.

При цьому перенести картку в done може лише інша людина. Найчастіше кожен комент супроводжується посиланнями на картки в дошці FixEverything як отут:

tr28

або тут:

tr30

Також досить типовий у нас workflow по Комунікаціям — є заплановані пости, часто пролінковані на події. Є стадія рецензії, є чіткі дедлайни публікації, і опціонально ретроспектива.

tr

Узагалі інструмент ретроспективи яка документується і виноситься у чіткі завдання — дуже хороша практика, почерпнута нами з програмної розробки. Радимо користуватися.

Ще один цікавий підхід, який ми винайшли для себе в трелло — це робота з анкетами та кандидатами в команду, іншими словами HR.

Після того як ми вперше запостили форму про те, що шукаємо нових членів у команду — нам за місяць прилетіло більше 200 анкет.

Далі ми це все витягнули з google docs, і почали заносити в трелло. На кожного, кого вдалося знайшли його фотку з соц-мереж і протегали відносно навичок та корисності

(імена та фото здебільшого затерті, вибачайте
tr33

Далі побудували воркфлоу який складався з таких стадій

  • Сконтактувалися
  • Запросили на зустріч
  • Почали взаємодію (випробувальний період)

і на основі попереднього:

  • Прийняли в команду
  • Залишили на майбутнє
  • Відмовили

При цьому кожен крок комунікації: спілкування, переписка, робота коментується у трелло тим хто веде кандидата і таким чином інші учасники в курсі того що відбувається, можуть прокоментувати чи щось порадити.

Наявність спільного контексту, який не перевантажує але при цьмоу легко доступний on demand — один з ключових критеріїв продуктивної роботи горизонтальної команди.

Всі про все знають. Сфери відповідальностей чітко розділені. Ієрархії як такої нема.


Також, коли у нас планується якась масштабна подія чи хакатон, який передбачає багато роботи по підготовці приміщення (підфарбувати стіни, перемістити меблі, поміняти інфраструктуру, забрати/виставити ті чи інші об’єкти, спакувати стаціонарні компи з фіксованих місць перед хакатоном), то ми заводимо окремий борд, який виводиться на проектор і всі дружно розбирають задачі і активно їх робять. Дуже весело і продуктивно.

Пізніше, по завершенню події часто цей борд використовується в зворотньому порядку, щоби повернути усе як було.

Як бачите, в нас чимало дошок у трелло (не рахуючи беталабівських)

tr2

Окрім вищевказаних кейсів, ще декілька цікавих що нам траплялися по дорозі:

Менеджмент платежів:
tr33
Тут ми трекаємо регулярні ручні платежі, а також коли нам повинні платити коворкери.
Нагадування на пошту і Calendar View дуже помічні

Окремий борд по ремонтних роботах в беті

tr34

А от MAC створює по списку справ на кожен день і сутність, в них цікаво все організовано.

imgo

Хочете ще?


Що хочеться сказати у підсумок?

  • Вибираючи засіб для організації потрібно визначити чи підходить він під ваш процес та ваших учасників а не намагатися підігнати себе під нього.
  • Якщо ви не можете організувати свою команду на папері чи в гуглдоківській табличці, то навряд чи трелло чи будь який більш просунутий інструмент вам допоможе. Проблема в вас а не в інструментах.
  • Керований спільний контекст — запорука синергії в команді. Затрати на його підтримання завжди окуповуються.
  • Ми активно користуємося саме трелло і рекомендуємо його іншим проектам, в одній дошці активно можуть уживатися до 20 чоловік, решту можна вибудовувати як ієрархію дошок і гнучкість загалом безмежна. Але це все не означає що воно підійде саме вам.
  • Пробуйте, набувайте досвіду, діліться ним!

З любов’ю,
бетаплейс

Also read...

  • gorysko

    взагалі годний інструмент

  • http://twitter.com/f1reheart Pavlo Bilyk

    Ну, slack без інтеграцій дійсно “ще один чат”. Але навіть так, в порівнянні з скайпом, він працює значно швидше і краще синхронізується між девайсами (скайп і офлайн-повідомлення – це взагалі вічний біль).

    А навіть з тим же Trello можна налаштувати інтеграцію і отримувати в чат повідомлення по оновленнях на дошці і одразу оперативно на них реагувати.

  • Зелений Татко

    респект за матеріальчик

  • Лев

    використовуєм трело для одного проекту, поділили подібно, але трохи інакше – Future, TODO, , , , Done – кожна людина має свій список і знає що вона має робити і всі також бачать. є невелика проблема коли одну річ можуть робити двоє, але зазвичай хтось одний головніший – в нього запис, і а друга людина просто асайниться.

    також використовуєм слек – загалом так і є, особливих переваг перед скайпом нема, хіба мобільні, але зате якщо пишуть в слек то ясно що це по роботі.

  • Filip Luka

    Правильно сказал, что одному хорошо, не факт что подойдет всем. На счет единого инструмента обмена информации – зачот, на собственном примере знаю. На счет Slack внесу пару коп, как и его альтернатива HipChat отлично справляется с синхронизацией и мейл нотификейшенами, также атачи не теряются как в скайпе. Сейчас на Slack большие изменения, они сливаются с ScreenHero для ремоут коллаборейшена. Но это интересно тем, кто работает удаленно. В целом ничетак :) Успехов!

  • Khrystyna Boyko

    Корисний матеріал, дякую. Особливо круто що все розписано гарно на власному прикладі)