Як організувати Хакатон

Матеріал не претендує на всеосяжність, а швидше є особистими замітками людини, яка приймала участь в декількох хакатонах різного форм-фактору і також сама їх організовувала.

img

Хакатон — захід, під час якого розробники, в обмежений і нерозривний термін і зазвичай в обмеженому просторі, командами працюють над розв’язанням якоїсь проблеми шляхом створення програмного(інженерного) рішення, продукту чи сервісу.

В моєму розумінні — хакатон це розвага для програмістів, яка дозволяє в короткий термін реалізувати певні свої цілі.

Цілі розробників

  • Have Fun
  • Спробувати якісь технології, практики
  • Перевірити гіпотезу/ідею в короткий термін
  • Зробити щось, що давно хотілося зробити
  • Перевірити людей, команду, спробувати працювати разом
  • Запітчити існуючий проект, отримати досвід, відгуки, інвестиції
  • Зробити щось корисне
  • Отримати матеріальні блага від участі в хакатоні

Я розставив ці цілі в тому порядку, в якому сприймаю їх як розробник і учасник хакатонів. Люди різні, і пріорітети в них бувають дуже різні.

Так само бувають різні і хакатони.

Критерії хакатонів

  • Тематичні / загальні
  • Змагання / фан
  • Орієнтованість на технологічність рішень vs бізнес-орієнтованість

Виходячи з цих (і багатьох інших) критеріїв, і буде відрізнятись як хакатон, так і аудиторія, яка на нього прийде.
Дуже важливо, щоб уявлення організаторів і аудиторії в цьому місці співпадали.

Тематичний хакатон чітко окреслює певну область в якій буде вирішуватись проблема і (або) набір технологій якими ці проблеми будуть вирішуватись.

Приклади тематик:

  • Електронне урядування, благочинність, енергетична незалежність, сфера ресторанів, майнд-мап інструменти, мобільні ігри, інше

Набір технологій зазвичай окреслюється якщо захід проводиться з ініціативи чи під егідою представника цих технологій (компанії або спільноти)
Наприклад: Hardware хакатон на intel Galileo, photo hackathon by Nikon, Nvidia-CUDA, Unity 3d, ruby on rails in real world і т.д.

Загальні хакатони не визначають чіткої тематики проектів, і диференціюються за окремими параметрами.

Що чіткіше ви окреслите тематику, то ближча до неї аудиторія прийде, але при цьому її буде менша кількість. Якщо в хакатону не буде суттєвої диференціації, на нього може ніхто не прийти.

Полярність змагання/фан виходить в першу чергу від позиції організаторів, та теми.
Наприклад хакатон на тему “Most useless thing in a world” буде мати малу складову змагання.

Найважливішим фактором для цього критерію є також наявність і розмір призового фонду. Що він більший і активніше анонсується, то більша атмосфера гонки та напруженості буде присутня на заході.

Технологічність vs Бізнес орієнтованість це в першу чергу критерії оцінки рішень вироблених за хакатон.

Вона виходить також з сутності організаторів та тематики, і є чи не найважливішою річчю, яку потрібно постійно доносити до учасників, тому що в інакшому випадку вони можуть бути дуже розчаровані від неадекватності оцінювання.

*Програмісти завжди орієнтовані на технологічність.

Критерії оцінки рішення по технологічності:

  • Технічна довершеність і функціональність
  • Складність імплементації, використані технології та підходи
  • Дизайн, візуальна довершеність продукту

Критерії по бізнес складовій:

  • Наявність бізнес-моделі, розуміння де візьмуться гроші і як їх повертати
  • Структура і якість презентації, донесення до аудиторії, пітчинг, уявлення про стратегію маркетингу проекту
  • Команда, як група людей які можуть системно впроваджувати рішення

Відповідно, команда яка розробила супер-технологічне і складне рішення буде розчарована перемогою команди з красивою презентацією і пітчером з підвішеним язиком. Щоб уникнути розчарувань, потрібно чітко артикулювати цілі та критерії заходу.

Також, обов’язковим критерієм оцінки повинна бути загальна довершеність та дієздатність пропонованого рішення. ВОНО МАЄ ПРАЦЮВАТИ.
Якщо це не враховується, то хакатон перетворюється на конкурс красивих ідей.

Не зважаючи на те, що вищеназвані критерії є полярними, їх можна і потрібно поєднувати. В цьому і є складність та основний виклик при створенні концепції хакатону.

Тому найперше питання яке повинен задати собі організатор:

Яка причина, тема і мета його хакатону?

Потрібно розуміти, що ви збираєте купу зазвичай професійних і дорогих в плані оплати праці людей, щоб вони присвятили свій особистий час вирішенню проблеми, яку ви задаєте своєю темою.

Програмісти люблять робити класні, важливі, корисні штуки і так, щоб про це всі знали.

Ваша тема повинна бути проста і зрозуміла.

Очікування від продуктів розроблених на хакатоні.

  • 99.7 % стартапів гине.
  • 99.9 % рішень розроблених за хакатон викидаються. І це правильно.

Рішення на хакатоні — це quick and dirty спроба перевірити можливість вирішення поставленої задачі. Його неможливо скільки небудь використовувати в реальному світі, і його реалізація «па нармальнаму» займе в n*x більше часу.

Структура хакатонів з точки зору проектів та команд:

Розробники на хакатонах реєструються або сформованими командами, або індивідуально.

В другому випадку — задача організаторів сформувати з окремих учасників команди.

Залежно від критеріїв хакатону, ви можете ставити вимоги до команд — мінімальну кількість, наявність технічних спеціалізацій в тих чи інших напрямках, та ін.

Учасники які не потрапили в жодну команду будуть дуже засмучені.

Презентації ідей — не залежно від того, чи реєструються у вас командами чи індивідуально, на початку хакатону обов’язково потрібно презентувати проекти.
Це вирішує декілька наступних цілей:

  • Формування команд (якщо не сформовано)
  • Знайомство команд з конкурентами
  • Знайомство жюрі та організаторів з проектами
  • Знайомство учасників з власними проектами.

Презентації ідей від людей, які не будуть приймати участі в хакатоні — не мають жодного сенсу. Лідер проекту повинен весь час бути з командою, задовбувати і промивати їм мозги. Інакше проект не вистрілить.

Ідеальний розмір команд для загальних/бізнес хакатонів 4-7 людей з різною спеціалізацією.

Для хакатонів з технічним спрямуванням — мінімум 2.

Не бажано щоб хтось в самотужки робив проекти, такі проекти іноді навіть перемагають, але в них немає духу хакатону.

Дата і тривалість.

Хакатони тривають від 1 до 3 днів.

Для великого хакатону оптимальна тривалість — 48 годин, початок у п’ятницю ввечері, закінчення в неділю ввечері.

З датою — все те саме що з будь якими подіями, не накладатися з іншими заходами що перетинаються по аудиторії, з виборами президентів, громадянськими заворушеннями.

Очевидно, що найбільш можливі дні для хакатону — п’ятниця, субота, неділя. Але також можливо зміщуватися відносно свят, державних вихідних.

Таймлайн

Це орієнтовний таймлайн для хакатону , що починається в п’ятницю ввечері і закінчується в неділю.

(за основу взято типовий розклад Garage 48, формату бізнес-орієнтованих старт-ап хакатонів без чітко заданої тематики, які регулярно проводиться в різних містах світу)

П’ятниця:

  • 17:30 – Реєстрація учасників, кава
  • 18:15 – Представлення організаторів, оголошення умов, правил, розпорядку і т.п.
  • 18:45 – Презентації ідей (1 секція)
  • 19:45 – Перерва
  • 20:00 – Презентації ідей (2 секція)
  • 21:00 – формування команд
  • 22:00 – команди сформовано, починається робота

Субота:

  • 09:00 – Сніданок, кава
  • 10:00 – Чек-поінт №1
  • 11:00 – Представлення менторів, ментори спілкуються з командами
  • 13:00 – Обід
  • 13:45 – Робота в командах
  • 16:00 – Мотивуючі виступи
  • 19:00 – Вечеря
  • 20:00 – Чек-поінт №2

Неділя:

  • 09:00 – Сніданок, кава
  • 10:00 – Чек-поінт №3
  • 11:00 – Попередні презентації проектів (№1)
  • 13:00 – Обід
  • 14:00 – Попередні презентації проектів (№2)
  • 17:00 – Коротка кава-пауза перед фінальними презентаціями
  • 17:30 – Фінал, виступи, пряма трансляція
  • 20:00 – Оголошення переможців, вечірка

Передбачається, що учасники ведуть роботу, і лише за бажанням відволікаються на виступи та кул-сторі.
Чек-поінти та презентації — обов’язкові.

Робота менторів, суддей, чек-поінти

Ментори є необхідними для події, вони повинні розумітися в предметних областях, які задіяні в хакатоні. Вони повинні ділитися своїм досвідом і допомагати проектам.

Функція суддей — оцінка результатів хакатонів. Судді повинні бути стейк-холдерами для теми, яка вирішується хакатоном.

Бажано, коли ці функції суміщені в одній групі людей.

Це пов’язано з тим що ментори, перебуваючи весь час в середовищі мають набагато більш повну оцінку того, як працюють команди, що вони роблять і як розвивається їх проект. (Також чітко відфільтровуються команди, які вже приходять з готовим проектом і два дні їдять халявну піццу).

Добре коли ментори володіють різними компетенціями і можуть допомогти проектам в їх рамках відповідати очікуванням судей.

Судді, які не присутні впродовж події і приходять тільки на фінальні презентації не мають повної картинки про команду та продукт і судять зазвичай лише по презентації/своїм смакам.

Контрольні точки / попередні презентації

Хорошою практикою для хакатонів є графік проміжкових зустрічей з суддями, на яких учасники команд показують поточні результати роботи, обговорюють проблеми, отримують фід-бек.

Зазвичай, в означений час по одному учаснику від кожної команди збирається в окремій зоні з менторами/суддями і по черзі демонструють результати. В іншому варіанті бригада менторів може кочувати від команди до команди.

Наявність проміжкових чек-пойнтів підтримує команди в тонусі і не дає їм відкладати усе на останній момент. Також це корисний інструмент для менторів, щоб бути в курсі того що відбувається, робити помітки та попередні оцінки, а для команд — знати що роблять їх конкуренти.

Попередня презентація — дуже корисна річ в першу чергу для проектів, якщо часові рамки дозволяють — її обов’язково потрібно проводити.

Оцінювання, метрики

Організаторам необхідно наперед продумати критерії та метрики за якими будуть оцінюватись проекти, донести їх до судей. Ваші критерії повинні виходити з концепції, описаної на початку статті.

Логістика хакатону

Локація

Типово хакатони проводяться в просторах пристосованих для роботи з комп’ютерами — офісах, коворкінгах і т.п.
Якщо в вас передбачена робота з hardware — критерії окремі.

Простір повинен бути забезпечений достатньою кількістю столів та стільців, пуфами/диванчиками на яких можна змінити позу, перепочити. Кухнею, де можна випити каву, чай, з’їсти печиво.

Позитивною опцією є окрема зона для сну та відпочинку, душ.

Велика кількість вайт-бордів, ватманів розкиданих по простору та інших інструментів колективної творчості допоможе учасникам ефективно брейнстормити.

Найкраще коли простір організований в форматі великого опен-спейсу, але окремі кімнати для команд також прийнятні.

Важливо донести до учасників внутрішню організацію локації — що де знаходиться, кого про що запитувати, куди можна піти.

Якщо на вашу подію збираються приїхати учасники з інших міст — опублікуйте інформацію, як і чим до вас дістатися, куди заходити, кому телефонувати.

Обов’язково потрібно забезпечити кількість розеток в доступності до столів, а також переноски (пілоти) в вільному доступі. Розраховувати оптимально 1.5 розеток * кількість учасників.

  • Один ноутбук споживає 30-100 Вт електроенергії.

Завжди враховуйте очікувану кількість людей, та розмір локації. Ніколи не вибирайте локацію в сліпу, обов’язково відвідайте її при виборі і все добре перевірте.

Інтернет

Хороший інтернет — критичний для проведення хакатону. Рекомендований розрахунок зовнішнього інтернет каналу — 1Мбіт * 1 учасника.
Дуже бажано мати резервний канал, який можна підключити в разі несправності основного.

wifi мережа – при великій кількості обладнання (ноутбуки, девайси) wifi-канал, який задовільно працює в звичайних умовах може не справлятися з активністю хакатону.

Розрахунок: 1 середньостатистична wifi точка на 50м²

Обладнання також бажано ставити більш-менш enterprise рівня, cisco, motorola, UniFi, Mikrotik, інші. Побутові роутери dlink/tplink/asus затикаються майже моментально. Якщо інфраструктура локації не відповідає вимогам то краще розгорнути тимчасову мережу для заходу, ніж мати повністю провалений хакатон.

Також корисною буде можливість для учасників підключатися до мережі ethernet-кабелями підведеними до столів.

Вода, харчування

Питна вода: розраховуємо з 2л * учасника * день.

Харчування: дуже добре, якщо ми можете забезпечити учасників сніданками/обідами/вечерями на місці.

Не забувайте, що ви проводите захід, на якому купа дуже важливих людей займається дуже важливими справами у свій персональний час в продовж двох днів. Їм буде прикро, якщо ви ще й змусите їх самостійно вирішувати питання добуття їжі.

Також є плюсом, якщо довкола вашої локації є інфраструктура, куди можна сходити перекусити, купити йогурт, енергетичні напої.

Годувати людей краще нормальною їжею, з першим-другим, оскільки від двох діб харчування піцою може настати виразка шлунку.

Харчування краще розраховувати на всіх учасників + організаторів/менторів. З’їдають зазвичай 80-90%, та краще нехай залишиться, ніж буде недостача.

Не забувайте про вегетеріанців!

Безкоштовні енергетики (ред-бул, burn) — значний плюс і про них легко домовитися з постачальником. Єдине — виставляти їх краще порційно, оскільки інакше миттєво все зметуть.

Кава — залежить від локальної культури. Зернову каву можна розраховувати по 30-70 грам на учасника на день.

Чай — чорний, зелений, (трав’яний/фруктовий) — ~5-10 пакетиків на учасника на день.

Печиво/цукерки/інше — 200-500 грам * учасник * день.

Фрукти — мало не буває. Цитрусові дуже помічні при браку сну та концентрації.

Організатори

Очевидно — команда це найважливіша складова будь чого.

Далі описані функції організаторів безпосередньо на події, і деякі з них можуть суміщатися в одній людині, але не всі.

Ведучий

Це людина, яка задає тон та настрій події, забезпечує те щоб все відбувалося за графіком, оголошує етапи, учасників та іншу важливу інформацію.

Необхідно щоб ведучий був максимально нейтральним і не симпатизував відкрито будь-кому з учасників і тим більше не «гнобив» тих в кого щось не виходить.

Задача ведучого — підтримувати настрій заходу і тому саме він повинен заповнювати собою усі технічні моменти, заминки між презентаціями та інші фак-апи. При цьому ведучий — найменш важлива людина на сцені і його функція підносити важливість усіх решти.

Вимоги до ведучого: вміння публічно говорити, знання предметної області, авторитетність серед учасників.

Ведучий може бути і суддею чи ментором, хоча на мою думку це не бажано.

Секретар події

Людина яка займається графіком, менторами, спонсорами, ведучим знає як в якої команди справи, коли у кого пітч, що і коли повинен говорити ведучий. Зачасту може вести онлайн трансляцію, постити фоточки в соціальні мережі.

Технічний спеціаліст

Людина яка знає як працює мережа на події і що куди підключати, добре, коли вона її і налаштовувала. Також часто в учасників (не зважаючи на те що вони програмісти) виникають проблеми, яких самостійно вони не можуть вирішити — комп’ютер не з’єднується з мережею, злетіла операційна система, немає флешки. Дуже добре, коли є кому про них подбати.

Також добре, коли адміністратор може подбати про справну роботу мікрофонів, звуку, відео-стрімів, інтерактивної стрічки та інших речей, які прикрашають перебування на хакатоні.

Не забувайте що стосовно технічної інфраструктури подій завжди добре працює закон «Мерфі»: Якщо щось може статися, то воно обов’язково станеться.

Хелп-тім

Люди які забезпечують усю логістику заходу, слідкують щоб була кава і не забивався туалет. Задовольняють потреби учасників, знаходять і добувають незнайдені речі(наприклад зарядки до ноутбуків, які забули з собою взяти учасники), роблять неможливе.

Хтось з команди повинен обов’язково бути присутнім на події весь час, день та ніч. Цих людей повинні знати (задача ведучого познайомити усіх з ними) та легко ідентифікувати по футболках, бейджах і т.п.

Матеріальні дрібниці

Сувенірна продукція: Не зловживайте.

На хакатоні стануть корисними блокноти, ручки, наклейки. Від макулатури користі мало. Подумайте, що такого можуть запропонувати вам партнери, що було б корисним на і після події. (Хороший приклад — цікава і нестандартна сувенірка від Яндексу)

Обов’язково зробіть наперед щось типу грамот для учасників, футболки та інші символічні штучки, щоб вони не пішли з події з порожніми руками.

Запасний лептоп чи два — на випадок, якщо в когось щось зламається.

Очевидно що у вас буде проектор та мікрофони, не забудьте про перехідник на екран для mac-ів.

Робота до Хакатону

Окрім розробки концепції потрібно займатися спонсорами, менторами, публічністю та безпосередньою логістикою події.

Дуже ефективний інструмент для виявлення сліпих місць в організації, і розуміння того як все відбувається загалом це — Внутрішній сценарій.

Внутрішній сценарій

У внутрішньому сценарієві максимально детально описані усі активності які відбуваються на події і безпосередньо перед її початком, в хронологічній послідовності з позиції усіх учасників процесу (розробників, менторів, організаторів).

Цей документ не є обов’язковим і описується в вільній формі наприклад :

  • 16:30 – на місце прибуває команда, розставляє меблі, технічний спеціаліст налаштовує і перевіряє звук, проектор, мережу
  • 17:00 – двоє людей з команди сідає за столик за яким відбувається реєстрація, розкладають бейджі в алфавітному порядку, перевіряють списки реєстрації.
  • 17:00 – прибуває ведучий, звіряється з планом, перевіряє мікрофони
  • 17:30 – На реєстрацію заходять перші учасники, вони потрапляють через головний вхід і підходять до столика реєстрації, що праворуч. Отримують бейджики, ознайомлюються з правилами та розкладом, розбрідаються по простору, п’ють каву.

Уявивши і продумавши все наперед, хто куди заходить, що робить ви матимете добре продуману наперед подію з мінімумом незручних непередбачуваних ситуацій.

Партнери та спонсори

Для проведення якісної події необхідні ресурси. Саме їх ви залучаєте від партнерів і даєте їм щось в замін.

Що раніше ви почнете роботу зі спонсорами то краще. Тематика їх діяльності повинна відповідати концепції вашої події. Що краще ви проробите концепцію наперед, тим більше шансів в вас залучити партнерів.

В наш час досить важко отримати спонсорську підтримку в грошах, але досить легко домовитися за бартер: Компанії можуть налаштувати вам інтернет, поставити обіди, каву, печиво, запропонувати знижки на проживання для приїзджих.

Також окремою частиною стоїть призовий фонд. Сертифікати, девайси, абонементи — це все досить легко отримати від партнерів і таким чином сформувати призовий фонд який буде цікавий учасникам.

Ви повинні виходити до спонсорів з чітким меседжем, що вам потрібно, на що ви витрачаєте гроші, і що ви їм пропонуєте:

  • Брендинг на події, роздатковий матеріал
  • Подяки, оголошені ведучим
  • Розміщення їх лого на веб-сторінках, в соц-мережах
  • Суддійська/менторська квота
  • Більш креативні опції

Також потрібно донести, що хакатон це правильно, молодіжно, добре для іміджу компанії, там будуть змі (ви ж їх запросите?) і купа талановитих стартаперів та інженерів познайомляться з брендом, а якщо компанія ще й надає рішення, що можуть бути застосовані при вирішенні задачі хакатону, так це узагалі мега він-він.

Брендові та тематично-технологічні хакатони це дуже хороший HR та PR інструмент для компаній.

З рештою, усе залежить від вашої наполегливості, фантазії та мережі контактів.

Ментори

З менторами приблизно те ж саме що зі спонсорами. Що раніше і якісніше то краще.

Правилом хорошого тону є, що якщо ви запрошуєте ментора з іншого міста/країни — ви звільняєте його від необхідності думати про те які дістатися, де спати і що їсти.

Ментори можуть бути важливим фактором для участі в хакатоні. Про них треба розповідати і висвітлювати. Декому може бути цікавіше поспілкуватися з конкретним відомим чуваком а не виграти в хакатоні.

Пі-ар подіїі

Раніше, більше, якісніше.
Обов’язково потрібно створити подію онлайн (фейсбук, івентбрайт, будь що), сайт буде не зайвим.

Використовуйте всі доступні вам канали комунікації з вашою аудиторією. Тематичні спільноти (офлайн та онлайн), заходи, розсилки компаній, флеш-моби, вивіски в тематичних локаціях. Будь що на що вистачає ваших ресурсів та фантазії.

Часто організовуючи хакатони, забувають про студентів. При цьому студенти — дуже потужний ресурс, який щоправда інколи дає непередбачувані результати.

Якщо ви дуже добре підготуєте подію, але на неї ніхто не прийде — буде дуже прикро.

Розробіть впізнаваний брендинг події, футболки, наклейки, брошурки. Промо-акції до події, все-все.

Чітко артикулюйте дату та місце проведення, щоб вона відклалася в головах в учасників.

Обов’язково робіть попередню реєстрацію, це дасть вам розуміння аудиторії, а аудиторії — не забути прийти.

Не забувайте нагадувати всім про вашу подію за місяць, тиждень, день, постійно.

Платний вхід

Все залежить від ваших можливостей та концепції.

Загалом рекомендую вам робити вхід платним(з наголошенням на попередній реєстрації) так як це працюватиме в якості фільтра для «лівих» людей, а також дасть додаткову мотивацію учасникам не забути прийти.

Також при вдалому піарі, реєстрації можуть суттєво покрити ваші витрати і забезпечити саме той кеш, якого важко домогтися від спонсорів.

Робота після хакатону

Про цей пункт дуже часто забувають, хоча він не менш важливий ніж робота до події.

Потрібно підбити підсумки, викласти фоточки, оголосити онлайн переможців і що на них чекає, повторно подякувати партнерам. Робота після хакатону — це пряма інвестиція в ваш імідж і в наступну подію. Не забувайте!

Conclusion

Хакатони це дуже потужний інструмент у вмілих руках, яким можна вирішувати широкий спектр задач. Визначіть свою мету, думайте наперед, робіть по нармальнаму і у вас все вийде:)

Посилання щоб почитати

Про автора

Андрій Меаковський, співзасновник betaplace, веб-розробник, організував більше 100 подій, серед них декілька хакатонів, приймав участь та перемагав у хакатонах організованих по Україні.

Also read...